경리회계실무가이드 국내.외 출장과 관련하여 소요된 출장비용 정산시 실무 회계처리

" 여비교통비"는 임.직원이 업무상 시내 교통비 및 지방출장이나 해외출장시 소요되는 비용을 처리하는 계정으로 여비교통비에서 "여비"는 1일을 초과하는 장거리 출장에 소요되는 항공료,숙박비,식대등을 말하며 "교통비"는 가까운 거의 당일에 발생하는 지하철,버스,택시,고속도로통행료나 주차비등을 말하는 것입니다."여비교통비"는 주로 판매 및 관리활동에 종사히는 임.직원이 지출시는 "판매비와 일반관리비"로 분류되지만 생산직 직원의 경우에는 "제조경비"로 분류하는 것입니다.

 

분개처리사례 1 >>

(주)이지분개는 관리부 홍선아씨에게 부가가치세 신고 납부시 택시비, 전철비 등 시내 교통비 4,700원을 현금으로 지급하였다면 분개처리는 다음과 같습니다.

 

 

회사업무상 거래처 방문이라던지 출장시 소요되는 비용중 "주차비"나 "통행료´는 "여비교통비"로 계정처리를 하시면됩니다.이에대한 증빙은 주차비에 경우 "주차비 영수증"을 첨부하시면되고,통행료의 경우 "고속도로 통행료"영수증을 첨부하셔야 합니다.주차비나 통행료의 경우 건당 10만원이상 지출된다면 반드시 세금계산서나 계산서 ,신용카드 매출전표를 수취해야 증빙불비 가산세가 없습니다.이때 전표작성시 지급처에는 영수증 발급한 사업자를 기재하시면되고,적요란에는 해당직원의 업무내용를 간략히 기재하시면 됩니다.

업무상 교통비중 전철이나 택시비등(요즘은 영수증을 발급하는 택시회사도 있습니다)은 적격증빙수취의무규정이 적용되지 않으므로 "여비교통비"명세서로 증빙처리를 처리하시면 됩니다.이경우 일반택시비 및 비행기표(항공권)는 건당 10만원 이상이라도 적격증빙 즉,세금계산서나 계산서,신용카드 매출전표를 수취하지 않아도 증빙불비 가산세가 없습니다.

직원이 업무상 외근업무를 수행할때 지출되는 "주차비나 통행료"등은 설사 증빙이 없더라도 "여비교통비 명세서"로 처리가 가능하나,원칙적으로 해당증빙을 수취하셔야하며,회사 내부관리상 반드시 해당직원으로 하여금 해당 영수증을 제출토록 하는것이 실무적으로 중요합니다."여비교통비 명세서"의경우 해당직원이 교통비로 지출된비용을 기재하게 되어있고 그 금액이 상황에따라 다를수있으므로 반드시 해당업무내용 및 사유를 기재토록하여야 합니다.여비교통비중 택시비나 버스요금, 지하철요금은 현실적으로 증빙 수취가 불가능하므로 여비교통비 명세서를 작성해서 방문지, 교통편, 금약, 업무내용을 정확하게 기록해 두어야 합니다.외근 업무가 많은 직원일수록 여비교통비 명세서를 정확하게 작성하게 숙지시키는 것이 회사의 일반경비를 줄이는 지름길이고 해당직원의 업무관리도 파악할수 있는 좋은 자료이기 때문이지요.

 

분개처리사례 2 >>

(주)이지분개 영업부 한대리가 지방출장시 가지급금으로 300,000원을 가져갔는데 이중 유류대로 100,000원,식대로 100,000원,거래처 접대비로 100,000원,숙박비로 50,000원,고속도로 통행료로 10,000원을 사용하여 "가지급금 정산 초과분" 60,000원을 추가로 현금 지급하였다면 분개처리는 다음과 같습니다.

 

으로 회계처리를 하면 무방하나 회사 영업활동 정책상 상대적으로 "여비교통비"로 지출되는 금액이 크고 자주발생한다면 이에대해 "사용용도"에 따라 판매비와 일반관리비의 각각의 계정을 사용하여 다음과 같이 회계처리를 하셔도 무방할것입니다.

 

해외출장비나 지방출장비 정산업무는 사실 많은 경리실무자들이 어려워하는 업무입니다.잘못 정산하면 가지급금이나 선급금 잔액이 일치하지않아 무척 난감할 경우가 있고 그만큼 부담감이 가중되게 되지요. 대부분 영업활동이 많은회사 즉 업무와 관련해 지방출장이나 해외출장이 잦은 회사는 출장비와 관련한 정산체제가 구축되어 있으나 그렇지못한 회사는 정산 자체가 어려운것이 일반적이라고 생각합니다.

 

분개처리사례 3 >>

(주)이지분개는 외국으로 개발관련 시장조사 및 세미나 참가를 위하여 개발팀장이 해외출장을 1월27일 가면서 해외 출장비 가지급금 1,000,000원을 지급하였고, 해외출장시 신용카드 사용분이 1월27일 200,000원,1월28일 200,000원,1월 31일 200,000원 사용하고,2월2일 200,000원,2월5일 200,000원,2월7일 200,000원,2월 9일 200,000원 사용하고 가지급으로 가져간 현금 1,000,000원을 전부 사용했다고 가정하고,출장을 다녀온 해당직원에게 "해외출장비 명세서"를 출장을 다녀온 후 제출받은후 출장비 정산을 하였다면 분개처리는 다음과 같습니다.(단,출장기간이 1월27일 부터 2월 10일 이고 이에대한 출장관련 해당영수증 및 출장비 내역서에 의해 전표를 2월 11일자로 작성한다고 가정하면)

 

 

그러나 해외출장시 신용카드 사용분 중에서 1월27일 200,000원,1월28일 200,000원,1월31일 200,000원 사용분은 결제일인 2월23일에 청구되어 이에대한 신용카드대금 600,000원이 보통예금 통장에서 자동이체가 되었다면,마지막으로 2월달에 사용한 2월2일 200,000원,2월5일 200,000원 ,2월7일 200,000원,2월9일 200,000원에 대한 신용카드대금이 결제일 3월23일에 보통예금통장에서 자동이체가 된다면 분개는 다음과 같습니다.

 

 

출장비 정산시는 출장을 다녀온 후 일정기간내에 출장비 내역서 및 관련증빙을 출장을 다녀온 해당직원에게 미리 받아서 이에대한 회계처리를 하는것이 착오를 미연에 방지할수 있다는 것입니다. 출장비 정산은 위의 분개처리 사례와 같이 처리하는것이 일반적이나,실무적으로는 신용카드 사용분에 대해서는 일일히 결제일에 맞춰서 미지급비용으로 처리하기 보다는 신용카드 결제일에 그냥 비용으로 처리해도 실무상 무방할것입니다. 

 

 

여비교통비 800,000원 보통예금 800,000원

해외출장과 관련한 해당 증빙또한 다른나라 증빙이므로 이해하기도 어려우니만큼,신용카드 사용내역서에 "해외사용분"을 출장경비로 간주하여 "여비교통비"로 처리해도 무방합니다.물론 전표뒤에 첨부하여야 할 해당증빙은 "신용카드 사용내역서"및 출장내역서,관련증빙등을 첨부하시면 됩니다.

대부분의 회사에서는 여비교통비는 실비정산을 하는것이 일반적이지만 출장 여부가 잦은 회사는 별도로 여비교통비 지급규정을 만들어 정산하는것도 좋은 방법입니다."여비교통비"는 업무 관련성 및 출장 사실을 입증하는 서류(출장 품의서, 출장 명령서, 출장 보고서, 영수증 등)와 여비교통비가 적합하게 지출되었는지가 중요하며 출장여비를 가지급으로 우선 지급하는 경우 반드시 가지급금을 수일내에 정리하는 것이 좋습니다.또한 출장시 지급하는 일당은 거래관계가 아니므로 건당 10만원 이상이라도 정규증빙 수취 보관 규정은 적용되지 않으나 상식을 뛰어넘는 일당은 근로소득으로 처리 될수 있으니 주의해야 합니다.

다음의 한 벤처기업의 여비규정, 출장여비 신청서의 실례를 들어보겠습니다.